Overnatning - guide til forretningsplan

Ved overnatningsfaciliteter forstås hotelværelser, ferielejligheder, kroovernatning, bed and breakfast, vandrerhjem osv. Udgangspunktet for at etablere overnatningsfaciliteter på en funktionstømt gård kan være nok så forskelligt, afhængigt af om det skal være et supplement til andre aktiviteter eller ens faste arbejde.

Guidens indhold
1.0 Baggrund
2.0 Idé og vision
3.0 Mål
4.0 Produkt/ydelse
5.0 Markedssituation
6.0 SWOT
7.0 Salg og markedsføring
8.0 Interne arbejdsgange
9.0 Ledelse og organisation
10.0 Driftsbudget
11.0 Investering og finansiering
12.0 Tidsplan

Hent denne guide som pdf.

1.0 Baggrund
Ved overnatningsfaciliteter forstås hotelværelser, ferielejligheder, kroovernatning, bed and breakfast, vandrerhjem osv. Udgangspunktet for at etablere overnatningsfaciliteter på en funktionstømt gård kan være nok så forskelligt, afhængigt af om det skal være et supplement til andre aktiviteter (besøgsrelaterede eller ikke) eller ens faste arbejde, og afhængig af om det er noget, man kan bruge al sin tid på. Er overnatningsfaciliteterne et supplement til andre besøgsrelaterede aktiviteter, fx restaurant eller besøgslandbrug, så er de måske netop det, der skal til for samlet set at opnå en rentabel forretning. Det gælder også i tilfælde af, at overnatningerne ikke generer den store indtjening i sig selv.

Måske er overnatningsfaciliteterne en måde at få brugt nogle tomme bygninger på, samtidig med at man har et andet arbejde at passe. Dette kan trække veksler på de personlige ressourcer, men til gengæld kan det være en måde at finansiere bygningernes vedligeholdelse. Dette er nogle af de overvejelser, som guidens og forretningsplanens spørgsmål skal hjælpe med at stille skarpt på. Markedsanalysen og forretningsplanen skal afdække, om det er rentabelt at drive overnatningsfaciliteterne ud fra de forventninger, du har til forretningen.

En af konkurrenceparametrene for overnatningsproduktet er, at kunden får en god oplevelse - her spiller stedets atmosfære meget ind. De fysiske omgivelser er noget af det, der kan være med til at skabe en god atmosfære, og derfor indgår bygningernes originalitet, arkitektoniske og kulturhistoriske værdier i oplevelsen. Bevarelsen af bygningernes udtryk, fx en gammel hestestald, er med til at gøre oplevelsen til noget særligt. Samtidig er det nødvendigt at vurdere, om de nye funktioner passer ind i bygningerne. Alt kan lade sig gøre ved en ombygning, men du kommer længst med en ny funktion, der går hånd i hånd med bygningernes oprindelige udseende. Det er billigere at genbruge - og du bevarer på den måde mest muligt af den historiske charme.

Når du indretter overnatningsfaciliteter, dvs. værelser eller ferielejligheder, på en landbrugsejendom, skal du være opmærksom på sommerhusloven, som forvaltes af By- og Landskabsstyrelsen. Sommerhusloven giver tilladelse til erhvervsmæssig udlejning af ferieboliger (dvs. værelser eller ferielejligheder):

• Der indrettes i overflødiggjorte driftsbygninger eller overflødiggjorte stuehuse
• På en nuværende eller tidligere landbrugsejendom
• Uden vilkår om ejers bopæl på ejendommen

Der kan udlejes op til 10 ferieboliger pr. landbrugsejendom.

Dine overvejelser

• Hvad er din idé om et overnatningssted (hovedprodukt/supplement til andre produkter), og hvorfor/hvordan opstod idéen?
• Hvilke økonomiske ambitioner har du med dit overnatningssted i forhold til fremtidigt overskud?
• Hvad er dine forventninger/ønsker til tidsforbruget - deltid eller heltid, og skal der være ansatte?
• Har dine bygninger arkitektonisk og historisk værdi, der gør dit overnatningssted unikt og interessant at besøge for kunderne?
• Egner dine bygninger sig til formålet? Hvilken arkitektonisk/historisk værdi har bygningerne?
  

Tilbage til top

2.0 Idé og vision
Forretningside
En forretningsidé skal kort fortælle, hvad du vil sælge til hvem. Ferie på landet kan give turisterne nærværende kvalitetsoplevelser med mulighed for at være sammen. Hvis du vil etablere overnatningsfaciliteter på din gård, så er der flere veje du kan vælge at gå. Ferier på bondegårde findes i flere forskellige varianter:

Bed and breakfast er et mindre overnatningssted, typisk i et privat hjem, hvor gæsterne forkæles med en god morgenmad. Ofte er det personlige værtskab i centrum, og gæsterne får et kig ind i ejernes hverdag. Mange af de danske bed and breakfasts er netop beliggende i smukke, landlige omgivelser og inviterer indenfor til et uformelt ophold. Sjældent mere 10 værelser.

Bondegårdsferie er muligheden for at overnatte på aktive landbrugsbedrifter, tit med morgenmad, og nogle gårde tilbyder også middag om aftenen. Der er tale om ferie for hele familien med mulighed for at opleve bondegården tæt på, klappe dyrene mm. De seneste ti år er der også dukket 'feriegårde' op, der specialiserer sig i økologiske bondegårdsferier.

Ferielejligheder er selvstændige lejligheder på gården. Der serveres ikke måltider, og der er ikke nødvendigvis aktiv landbrugsbedrift eller klappedyr. Men gæsterne får glæden af at bo i landlige omgivelser, komme tæt på naturen og have ferielejligheden som udgangspunkt for oplevelser i sommerlandet.

Vandrerhjem er en billig overnatningsform med en enkel indretning, ofte køjesenge på sovesale og fælles bade- og køkkenfaciliteter. Flersengsværelserne er dog på retur til fordel for enkelt- og dobbeltværelser. Flere og flere vandrerhjem har hotelstandarder, men har en anden atmosfære og giver mulighed for fællesskab med andre.

Kundegrupperne til dit overnatningssted kan være turister, skoleklasser eller institutioner, virksomheder inden for et par timers transportafstand eller forretningsrejsende, fx kørende sælgere eller håndværkere. Dine målgrupper skal have et vist volumen og en vis betalingsvillighed, for at du kan få en rentabel forretning. Vælger du fx en eksklusiv profil, vil dine produkter have en pris, der appellerer til højindkomstgrupper. Derfor vil det være vigtigt at kunne tiltrække kunder fra nær og fjern. Det forudsætter et meget stærkt produkt, massiv markedsføring og gerne andre attraktioner og mange naturlige herlighedsværdier i området, der kan tiltrække turister langt fra.

Når du har besluttet dig for, hvilken overnatningstype der vil passe bedst til din gård og dit temperament, er det værd at overveje, om du skal åbne for flere og større kundesegmenter ved at have mødefaciliteter og plads til private selskaber, eller om du har andre oplevelser at tilbyde på gården eller i dit nærområde ved at indgå samarbejde med attraktioner, restauranter eller lignende. Derudover kan du også overveje at lave tematiserede ophold, der henvender sig til fx lystfiskere, jægere, forældre eller bedsteforældre med børn, par osv.

Din forretningsidé skal være så præcis som muligt, for at du får et skarpt fokus i dit daglige arbejde, og så du kan vælge til og fra i dine fremtidige beslutninger. Samtidig er forretningsidéen også et udtryk for dit overnatningssteds særkende, altså hvad der gør din gård unik og interessant at besøge og overnatte på sammenlignet med andre overnatningssteder.

Vision
Visionen er en ledestjerne for dit arbejde på længere sigt, fx tre til fem år. En vision fortæller, hvad du gerne vil opnå, også selv om det kan være et svært opnåeligt mål. Et eksempel kunne være: "Min gård skal være et børnevenligt fristed med oplevelser for gæster i alle aldre og et samlingssted for større og mindre familiesammenkomster året rundt."

Dine overvejelser

• Hvad er din forretningsidé med overnatningsstedet?
• Hvordan er bygningerne en del af idéen?
• Hvordan skal overnatningsstedet være en oplevelse?
• Hvem er din målgruppe, og hvilke produkter skal du tjene penge på?
• Hvorfor er dit overnatningssted mere attraktivt end andres?
• Hvad er ledestjernen (visionen) for dit overnatningssted?

Tilbage til top

3.0 Mål
Et mål er i denne sammenhæng et eller flere langsigtede mål, som er vigtige for etablering og udvikling af din boligudlejning. Det vil sige en slags milepæle, eller det man også kalder strategiske mål. Eksempler på strategisk vigtige mål kan være færdiggørelse af bygningsrenovering/-indretning, realisering af en specifik omsætning inden for de første par år, tidspunkt for en belægningsprocent af en vis størrelse eller andet.

Et mål skal være SMART: Specifikt, Målbart, Ambitiøst, Realistisk, Tidsbestemt. Med andre ord skal målet være klart og entydigt, være ambitiøst, men stadig realistisk, og man skal kunne evaluere, om målet blev opfyldt.

Eksempel:
Mål 1: De første 5 værelser/lejligheder er indflytningsklar pr. 1. januar 2013.
Mål 2: Overnatningsstedet skal omsætte for 500.000 kr. det første år.
Mål 3: Samarbejde med lokale turistattraktioner og restauranter skal i år 3 give en meromsætning på 250.000 kr.

Da nogle af ens mål ofte er er økonomiske mål, vil det være en idé først at udarbejde et budget, før disse mål fastlægges. Læs mere om budgetter i afsnit 10.

I de følgende punkter (Produkt/ydelse, Salg og markedsføring, Interne arbejdsgange, Ledelse og organisation) skal du i forretningsplanen beskrive din strategi for at realisere din forretningsidé og nå ovenstående mål, altså hvordan du når målene.

Dine overvejelser

• Hvilke mål kan hjælpe dig på vej til at realiserede din idé og vision?
• Hvilke milepæle er kritiske for at etablere dit overnatningssted?
• Hvilke milepæle er kritiske for at udvikle dit overnatningssted i det første par år?

Tilbage til top

4.0 Produkt/ydelse
Under punktet Idé og vision blev forretningsmodellen beskrevet, altså valget mellem forskellige overnatningstyper og udbuddet af oplevelser på dit overnatningssted. Når der skal redegøres nærmere for dit overnatningssteds produkter og ydelser, er det vigtigt at kende konkurrenceparametrene i branchen. Overordnet set kan de fleste overnatningssteder tilbyde et udmærket basisprodukt: god seng at sove i, behageligt værelse, ordentlige badeforhold og udmærket mad. Og grundlæggende forventer gæsterne en vis kvalitet i de fysiske faciliteter. Med den store konkurrence i branchen er priserne ofte også helt i bund, især når man kommer uden for de større byer. Derfor er det i store træk nogle andre parametre, der konkurreres på.

Når du beskriver dit overnatningssteds profil og bærende idé, så forestil dig, hvordan dine kommende kunder besvarer spørgsmålet "Hvorfor mit hotel?" Hvordan vil du skræddersy serviceydelser og oplevelser til de kunder, som du ønsker at tiltrække, hvad enten der er tale om familier med børn, par på romantisk ferie, forretningsfolk eller udenlandske turister? Overvej kombinationen af fysiske faciliteter, atmosfære, beliggenhed og serviceydelser, som vil være de rigtige for netop dine gæster. Og husk at disse strategiske valg også er ensbetydende med at lave fravalg - det er nærmest umuligt at være alt for alle og have succes med det.

Valget af profil for dit overnatningssted skal afspejle markedssituationen og de kundegrupper, overnatningsstedet ønsker at henvende sig til (det kommer du mere ind på i næste afsnit Markedssituation). Overvej også, hvordan produkter og kundegrupper kan komplementere hinanden. Måske kan du fokusere på ferieturisme i sommermånederne, mens faciliteterne kan fyldes ud med møde- og kursusaktiviteter i vintermånederne. Mødefaciliteter på et mindre sted kan være attraktive for virksomheder, fordi de så kan have stedet for sig selv, og medarbejderne får fred til at arbejde intensivt sammen.

Du må også overveje, hvor mange og hvilke serviceydelser dine kunder skal tilbydes. Skal de selv lave mad/spise ude, eller skal der være mulighed for hel- eller halvpension? Hvis du alligevel bespiser dine gæster, skal du så have en restaurant, hvor lokale også kan komme og spise eller holde mindre private selskaber? På mange måder er det optimalt både at have overnatning og bespisning, da der ofte kan tjenes penge på mad og drikkevarer. Til gengæld kræver det også flere personaleressourcer, samt at der investeres i et industrikøkken, eller som minimum anretterkøkken, hvis maden leveres fra en leverandør.

Dine overvejelser

• Hvad skal være overnatningsstedets profil?
• Hvilke produkter/ydelser vil du sælge (overnatning, mad/drikke/mødelokaler osv.)?
• Hvem vil du sælge til (målgruppe)?
• Hvor langt vil det typiske ophold være?
• Hvor stort skal overnatningsstedet være?
• Hvad er de vigtigste konkurrenceparametre? Hvordan adskiller dit overnatningssted sig fra de nærmeste konkurrenters? Hvorfor skal kunden netop købe hos dig?

Tilbage til top

5.0 Markedssituation
Den danske hotelbranche har over en årrække oplevet en vækst, og samlet set er kapaciteten steget. Væksten i antallet af overnatninger skyldes primært en stigning i antallet af danske hotelgæster, mens antallet af overnattende udenlandske hotelgæster er ret stabilt.

Danskernes hotelovernatninger er blandt andet steget på grund af det øgede økonomiske råderum for private, hvor de øgede boligpriser har været en vigtig faktor. Det er blevet populært med miniferier, weekendophold med spa, dans og lignende, som mange private har fået råd til. Den høje vækst har også betydet øget behov for overnatninger i forbindelse med møder, konferencer og andre forretninger. Der er med andre ord en væsentlig efterspørgsel på overnatningsproduktet.

I vurderingen af markedet for en overnatningsvirksomhed på landet skal der indgå de muligheder og trusler, der kan være for at udvikle en rentabel forretning. Måske er der nogen huller i markedet som du kan udfylde? Overvej, hvordan din markedssituation er i dit lokalområde. Er der mange lignende overnatningssteder? Og kan det i så fald vendes til en fordel, fx gennem samarbejde? Hvilke oplevelser kan du selv tilbyde dine gæster? Og hvilke muligheder for oplevelser/attraktioner er der i lokalområdet? Måske kan du skabe et nyt og anderledes produkt ved at lave forskellige temaophold.

Væsentlige konkurrenceparametre for overnatningssteder på landet er blandt andet:

• Beliggenhed: Også i overnatningsbranchen er beliggenhed af afgørende betydning. For turister og weekendgæster vil det være af betydning, hvis gården er beliggende i naturskønne oplevelser og/eller nær attraktioner. For erhvervskunder kan overnatningsstedet især blive interessant, hvis det er inden for 1-2 timers transport fra deres virksomhed (hvoraf mange ofte vil være beliggende i større byer).
• I en årrække har der været en efterspørgsel efter steder, der differentierer sig. Gæsterne vil gerne prøve nye koncepter og overraskes positivt. Her kan gamle bygningers charme og historie være en stærk identitets- og kvalitetsmarkør, ligesom et kig ind i livet på landet og tæt på naturen kan være en oplevelse.
• Vær blandt de bedste til det, du gør. Det middelmådige efterspørges ikke, imens der er et marked for luksus såvel som discount. Sørg for, at der er sammenhæng mellem pris og kvalitet. Dog kræver et lavpriskoncept mange gæster gennem hele året, hvis det skal løbe rundt.
• Gæstfrihed, imødekommenhed, et personligt værtskab - det at gæsten føler sig hjemme.
• Udbud af oplevelser, aktiviteter og/eller selvforkælelse.
• Markedsføring og et godt rygte er afgørende, når overnatningsstedet ligger langt fra alfarvej og skal være et mål i sig selv. Husk, at dine gæsters anbefalinger altid er den bedste markedsføring - men at det sjældent kan stå alene.

Der er nogle væsentlige lovgivningsmæssige krav man skal være opmærksom på, hvis man vil starte et overnatningssted i en gårdejendom, bl.a. planloven og sommerhusloven.

Planloven
I følge planloven skal man have landzonetilladelse, hvis man ønsker at etablere hotel eller overnatningsmuligheder i overflødiggjorte landbrugsbygninger i landzonen. Derudover skal man dog være opmærksom på, at planloven giver mindre virksomheder en særlig mulighed for at udvide uden landzonetilladelse. Det forudsættes i den forbindelse at virksomheden:

• Ligger i det åbne land
• Er lovligt etableret i en tidligere landbrugsbygning
• Har op til fem ansatte
• At der også efter udvidelsen er tale om en mindre virksomhed. Det betyder, at udvidelsens bruttoetageareal ikke må overstige 500 kvadratmeter væsentligt. De 500 kvadratmeter kan udnyttes i ét byggeri eller flere mindre udvidelser, hvis der stadig er tale om en mindre virksomhed med indtil fem ansatte. Udvidelser derudover kræver landzonetilladelse.

Bestemmelsen gælder ikke inden for naturbeskyttelseslovens klitfrednings- og strandbeskyttelseslinje. Inden for den må man ikke indrette yderligere overnatningsmuligheder.

Større udvidelser af mindre virksomheder, der lovligt er etableret i andre typer af eksisterende bygninger i det åbne land, kræver landzonetilladelse. Det samme gælder mindre virksomheder, der ligger inden for afgrænsede landsbyer eller lokalplanlagte områder.

Sommerhusloven
Af retningslinjerne for administration af sommerhusloven fremgår, at der kan gives tilladelse til indretning og udlejning af op til 10 ferieboliger på en nuværende eller tidligere landbrugsejendom i overflødiggjorte driftsbygninger og overflødiggjorte stuehuse, uafhængigt af om ejeren bor på ejendommen. Ejer man flere landbrugsejendomme, må man altså gerne have op til 10 enheder (værelser eller lejligheder) på hver gård.

Man skal være opmærksom på, at man også skal have en landzonetilladelse fra kommunen, selv om man i følge sommerhusloven må indrette op til 10 ferieboliger på nuværende eller tidligere landbrugsejendomme.

Derudover er der høje lovkrav til udformning af fx køkkener, varelevering, renovation mm., hvis du vil have køkken/restaurant på dit overnatningssted. Disse forhold kan du få hjælp til at belyse ved henvendelse til fødevareregionen.

Kunder
Mulige kundegrupper til dit overnatningssted kan identificeres gennem en markedsundersøgelse (se Kend dit marked og Overnatningssteder på Styrk din idé på Genanvend Gården), hvor du kan få indsigt i markedsmulighederne for din forretning. Vurder hvilke kundegrupper, der især vil have interesse i den overnatningsform og profil, du vælger. På de eksisterende danske bondegårdsferier er tre ud af fire besøgende typisk danskere.

Det er oplagt at tænke i komplementerende kundegrupper, der kan fylde sæsonen ud. Det kan være feriegæster om sommeren og erhvervsgæster, handicap-grupper eller lejrskoler og institutioner om vinteren. Forskellige kundegrupper fører dog også forskellige krav med sig. Forsøger du at udfylde ydersæsonen med handicap-grupper, så skal alle værelser og faciliteter være indrettet til handicappede. For at få plads til lejrskoler og institutioner er du måske nødt til at indrette værelserne med køjesenge, en indretning der ikke vil være hensigtsmæssig til mange andre kundegrupper. Derfor er det også vigtigt, at du skærer dit fokus så skarpt, at du kan yde en så god service og ydelse for din specifikke målgruppe, at de hellere vil komme hos dig end hos konkurrenterne.

Dine overvejelser

• Hvem er dine gæster? Hvilke typer gæster vil købe hos dig? Hvor kommer kunderne fra geografisk? Er erhvervslivet en kundegruppe? Hvor prisbevidste er de?
• Hvilke muligheder er der på markedet? Er der nogle huller i markedet, der ikke er afdækket? Kan du finde en niche? Kan du kombinere dit overnatningsprodukt med restaurant og/eller oplevelser hos dig selv eller andre?
• Hvad kan true din forretning? Lovgivning? Hård konkurrence? Beliggenheden på landet?
• Er der mange lignende overnatningssteder i lokalområdet? Og kan det i så fald vendes til en fordel, fx gennem samarbejde?
• Hvad er de vigtigste konkurrenceparametre i forhold til dit specifikke marked/kundegrupper? Altså, hvad afgør, hvem kunden køber hos (produktudvalg, nærhed, service, priser, eller?). Er bygninger og sted en konkurrenceparameter (oplevelse af kvalitet, noget autentisk, tilgængelighed, osv.)?
• Hvorfor vil kunden overnatte netop hos dig? Hvor er dine styrker i forhold til konkurrenterne? Hvordan er bygningerne og stedet en styrke for dit overnatningssted?

Tilbage til top

6.0 SWOT
SWOT er en engelsk forkortelse for Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. En SWOT-analyse bruges til vurdering af en virksomheds styrker og svagheder. De to første begreber, styrker og svagheder, knytter sig til virksomhedens interne forhold, mens de to sidste, muligheder og trusler, knytter sig til eksterne forhold på markedet.

Forud for etableringen af overnatningssted er det nyttigt at vurdere forretningsidéen i en SWOT-analyse for at afdække eventuelle 'blinde vinkler'. Analysen skal forsøge at se så objektivt som muligt på forretning og gerne forsøge at se den med kundernes øjne.

Styrkerne for et overnatningssted på landet kan eksempelvis være: Hjemlighed, nærværende oplevelser for byfamilier, personligt værtsskab, naturlige herlighedsværdier, fine bygninger med historiske værdier mm.

Svaghederne kan omvendt være: Beliggenhed langt fra 'alting', bygninger i ringe stand, kun plads til få overnattende ad gangen og derfor de svagheder, der kan være i en lille drift, sæsonudsving.

Mulighederne på markedet kan fx være: Kombination med besøgslandbrug, hvor den stigende interesse for økologi og 'fra-jord-til-bord'-tanken kan give flere gæster. Flere og flere byboere, der vil vise deres børn livet på landet, og et stigende antal ældre, der har tid til at nyde deres otium - alene eller sammen med børnebørnene mm., skaber nye forretningsmuligheder.

Truslerne på markedet for et overnatningssted kan fx være: hård konkurrence og sæsonudsving.

Muligheder og trusler tager udgangspunkt i dine vurderinger under 5.0 Markedssituation.

I forretningsplan-skabelonen på Styrk din idé findes en tabel, der kan udfyldes med dine egne vurderinger.

Dine overvejelser

• Nævn mindst tre styrker, svagheder, muligheder og trusler for dit overnatningssted. Medtag bygningerne i din vurdering.
• Prøv at være objektiv, og se på dit overnatningssteds samlede tilbud med kundens øjne. Interview eventuelt nogle få potentielle kunder i din omgangskreds for at få et klart billede.

Tilbage til top

7.0 Salg og markedsføring
Salg og markedsføring handler om at tiltrække, fastholde og udvikle kunderne.

Et vigtigt element i at markedsføre et overnatningssted er at give gæsterne en uforglemmelig oplevelse, så de kommer igen og anbefaler stedet til andre. Nogle gange er det blot en ekstra og uventet opmærksomhed og omsorg, der gør det gode ophold til en helt særlig oplevelse. Dette kan imidlertid ikke gøre det alene.

Markedsføring kan være dyrt, og har du et mindre sted, så kan der være fordele ved at deltage i et markedsføringsnetværk: Danske Kroer og Hoteller eller de mere specifikke som Landsforeningen for Landboturisme eller Landsforeningen for Økologisk Landboturisme. Feriehusudlejerne er en anden salgs- og markedsføringskanal, hvis dit tilbud retter sig mod turister.

Annoncering i turistguider, livsstilsmagasiner, dagblade mm. skaber også opmærksomhed om overnatningsstedet, men kan samtidig være kostbart. Ofte vil en annonce i et lokalt medie give mulighed for en artikel om overnatningsstedets, 1 års fødselsdag, et særligt arrangement eller lignende - altså gratis reklame. Et website vil give konstant synlighed for potentielle kunder fra nær og fjern, og da flere og flere booker deres rejser over nettet, er det en nødvendighed med et website, især hvis dit overnatningssted ikke er en del af noget markedsføringsnetværk.

Når gæsterne besøger dit overnatningssted første gang, er der en unik mulighed for at knytte dem tættere til stedet ved eksempelvis at tilbyde modtagelse af nyhedsbrev med særlige tilbud og arrangementer - og måske også holde dem opdateret om årets gang på gården, hvis du har et aktivt landbrug, som børn og voksne kan følge med i. Det kan fastholde interessen og øge chancerne for genbesøg.

Dine overvejelser

• Hvilke medier vil du anvende til at markedsføre dit overnatningssted? (Fx dagblade, magasiner, internet, brochure osv.). Vil du udnytte PR - dvs. få medierne til at skrive om dit overnatningssted?
• Er internettet en mulighed for proaktiv markedsføring, dvs. annoncering på andre hjemmesider?
• Hvordan kan du bruge bygning og sted i markedsføringen?
• Hvem står for salget (og har kompetencerne)? Skal salget også være opsøgende, fx over for virksomheder eller institutioner?
• Hvor intensivt skal salgsarbejdet være?
• Hvordan udvikles salget, og hvordan fastholdes kunderne?

Tilbage til top

8.0 Interne arbejdsgange
De interne arbejdsgange kan variere væsentligt, afhængig af om du har ferielejligheder uden forplejning eller værelser med hel- eller halvpension, a la carte restaurant på stedet, og alt efter om du arrangerer oplevelser for dine gæster. Her nævnes nogle centrale arbejdsgange for mange overnatningssteder:

Booking: Det er væsentligt, at du har et velfungerende bookingsystem. Det er nødvendigt at være tilgængelig alle døgnets vågne timer, både på mail og telefon. Så snart du modtager en henvendelse, skal du have overblik over kalenderen, så den potentielle kunde straks kan få en tilbagemelding.

Ordrebekræftelse og betalingsaftale sendes, når du har modtaget en booking.

Velkomst: Modtagelsen af gæsterne er det første indtryk af stedet, og det er vigtigt at give gæster en god og personlig oplevelse. Sæt en blomst på værelset, eller læg lidt kolde drikkevarer i køleskabet. Og tag selv imod gæsterne. Modtagelsen kan du samtidig benytte til en snak om gården. Især når der er aktivt landbrug på gården, er det vigtigt at vise, hvor man må færdes og ikke, samt fx at forklare reglerne omkring stalden.

Rengøring og vask af linned: På mindre gårde med bondegårdsferie er det ofte ejerne, der selv står for rengøring og linnedvask i udlejningsboligerne, evt. med hjælp fra en deltidsansat i højsæsonen. Det er også opgaver, der kan udliciteres. Fx findes der virksomheder, der leverer linnedpakker, dvs. står for vask og levering af rent, også til mindre hoteller.

Bespisning: På mange overnatningssteder er der som minimum mulighed for at få morgenmad. Her efterspørger gæsterne ofte en fleksibilitet, hvor de fx kan komme og spise morgenmad mellem 7.30 og 9.30 hver morgen. Har du ikke en decideret a la carte restaurant på stedet, men et tilbud om helpension til gæsterne, så er det vigtigt at bede gæsterne bestille maden forud, så du kan planlægge indkøb, undgå spild mm. De fleste mindre overnatningssteder/pensioner serverer aftensmaden på ét bestemt tidspunkt. Det er det nemmeste, når der skal laves varm mad til få mennesker, og det giver mulighed for en følelse af fællesskab og hjemlighed, som gæster på bondegårdsferie ofte søger. Vil du tilbyde mødefaciliteter, så er kravene til forplejning noget større og vil typisk omfatte morgenmad, flere mellemmåltider, frokost, koldt og varmt at drikke samt aftensmad. Det skal desuden overvejes, hvor store og hvilke køkkenfaciliteter, der er brug for. Køkkenernes udformning og faciliteter skal desuden imødekomme arbejdsmiljølovens krav til det fysiske arbejdsmiljø samt Fødevarestyrelsens krav til hygiejne mm.

Aktiviteter: Nogle aktiviteter på gården vil kræve særskilt opmærksomhed, fx nogen der kan trække hesten for de besøgende børn, imens andre ikke kræver så meget i det daglige. Fx kan du overveje, om du med en folder kan markere dine yndlingsvandreture i nærområdet eller til morgenmaden fortælle om, hvilke aktiviteter og attraktioner der er i lokalområdet den pågældende dag.

Andet: Med drift af et overnatningssted følger en række administrative opgaver, herunder bogføring, regnskab, og andre kontoropgaver. Desuden er der en række praktiske opgaver som almindeligt vedligehold af bygninger, møbler, inventar osv. Opgaverne tager tid og skal ikke undervurderes.

Dine overvejelser

• Hvordan kan værelser/lejligheder samt evt. køkken og restaurant indrettes i bygningerne?
• Kræver indretningen til overnatningssted bygningsindgreb af betydning? Overvej hvad det kan få af betydning for gårdens bærende bevaringsværdier (se også Kend din gård på Genanvend Gården). Især et moderne køkken kræver installationer, der kan udgøre et stort indgreb i bygningerne, ligesom badeværelser med rørføringer og etableringen af fornødne flugtveje og redningsåbninger fra alle værelser kan kræve store ændringer.
• Hvordan tilrettelægges kundebetjening, aktiviteter på gården, køkkenarbejde osv.?
• Hvordan håndteres de praktiske og administrative opgaver? Hvem gør hvad?
• Har du brug for medhjælp? Hvornår på sæsonen har du brug for det og hvor mange timer om ugen?

Tilbage til top

9.0 Ledelse og organisation
At drive et overnatningssted på en gård kræver menneskelige ressourcer. Opstarten og driften kan typisk klares på deltid af ejeren selv. Dog kan en større ombygningsproces i perioder være særdeles tidskrævende for bygherren hvad angår såvel myndighedshåndtering som udførsel af byggeri. Hvis forretningen udvikler sig, kan det blive nødvendigt at ansætte hjælp, især i højsæsonen i løbet af sommeren og ved private selskaber eller mødevirksomhed.

Organiseringen af det daglige arbejde skal dels ske ud fra overnatningsforretningens behov, dels ud fra ejerens interesser og kompetencer. Har du ikke selv håndværksmæssige kompetencer, kan det være en idé at knytte en alt-mulig-mand til gården, der løbende kan udføre reparationer, male mm.

Der er nogle kritiske opgaver, som første kontakt og møde med gæsten, der med fordel kan varetages af ejeren selv. Andre administrative og praktiske opgaver kan outsources til andre.

Dine overvejelser

• Skal du selv lede forretningen? Skal din ægtefælle hjælpe til? Hvor meget tid har I til rådighed?
• Er der planer om at ansætte medarbejdere? Hvor mange? Hvilke kompetencer mangler I? Hvordan supplerer I hinandens kompetencer?
• Hvor stærkt er dit netværk? Hvem kan du gå til, hvis du fx har brug for hjælp til de økonomiske spørgsmål, markedsføring og de praktiske opgaver i dagligdagen?
• Hvilke rådgivere vil du bruge i den forretningsmæssige udvikling? (Fx erhvervsrådgivere, konsulenter, revisor, advokat)?
  Hvilke rådgivere vil du bruge i forhold til bygningsudviklingen? (Fx arkitekter, ingeniører, myndigheder)?

Tilbage til top

10.0 Driftsbudget
Et driftsbudget er et godt værktøj, når du skal vurdere og planlægge forretningsmodellen for overnatningsstedet. Det er ligeledes et nødvendigt redskab, hvis du skal have finansieret investeringer og indledende drift af en bank. Budgettet skal hvile på de valg, du har gjort dig. I budgetlægningen er det vigtigt at være så realistisk som muligt. Det kan være en god idé selv at tage på overnatningsbesøg på landet. Få en fornemmelse af, hvad der betyder noget, når man er gæst, og præsenter din egen idé for ejerne. De fleste vil være glade for at dele ud af deres erfaringer, og det er måske netop disse erfaringer og gode råd, der kan tage din idé et skridt videre og give dig input til at lave et realistisk driftsbudget. En vigtig faktor i budgetlægningen er den tid, det tager at etablere overnatningsstedet, og den tid det tager at få markedsført dit sted indtil, der begynder at komme gang i overnatningen.

I budgetarbejdet er det relativt let at gøre rede for omkostningerne, men det kan være svært at sandsynliggøre en omsætning, især i de første år. Salgsprognosen, som typisk vil indgå under afsnit 3.0 Mål, er en hjælp til at vise din forventning til omsætningen for værelsestyper og evt. til forskellige kundegrupper.

Du kan supplere din budgettering med en følsomhedsanalyse, hvor du kan se, hvordan dit overskud varierer, når omsætningen varierer i forhold til de faste udgifter. Følsomhedsanalysen viser også, hvor meget der skal sælges, for at din forretning giver det forventede overskud, og den er dermed et redskab, der kan bruges til at vurdere, hvilke påvirkninger der virker negativt på virksomhedens økonomi.

I forretningsplan-skabelonen på Styrk din idé på Genanvend Gården findes et budgetskema.

Du kan også overveje at lave et likviditetsbudget. Likviditetsbudgettet viser måned for måned, om virksomheden kan betale forfaldne regninger. I sin simpleste form er likviditetsbudgettet en oversigt for hver af årets 12 måneder, der viser virksomhedens likviditet i starten af hver måned, månedens samlede, forudsete indtægter og udgifter og dermed likviditeten sidst på måneden. Man bør i likviditetsbudgettet vise, hvilke indtægter og udgifter man regner med, og om de likvide midler findes som kontanter, kassekredit eller andet.

Dine overvejelser

• List alle indtægter, fx fra et vist antal overnattende og evt. spisende gæster, mødeaktiviteter osv. - opgør din forventede omsætning på værelser, kundegrupper eller anden opdeling, der giver mening.
• Angiv alle omkostninger forbundet med at drive forretningen, herunder løn, vareforbrug, marketing, administration osv. I forhold til bygningen skal du overveje drifts-/vedligeholdelsesomkostninger.
• Hvornår balancerer indtægter og omkostninger (break-even)?
• Vær realistisk, når du budgetterer!

Tilbage til top

11.0 Investering og finansiering
Etableringen af overnatningsstedet kræver investeringer i bygninger, inventar mm. Ud fra forretningsplanen kan det fastlægges, hvilke investeringer der skal foretages (kapacitet, type, stand osv.). Der kan indhentes prisoverslag for disse investeringer hos fx en arkitekt eller anden byggesagkyndig og evt. en køkkenleverandør. Herved bliver investeringsbudgettet mere realistisk. Den bedste vurdering foretages på dette stade på baggrund af en gennemgang af bygningernes nuværende status og et udarbejdet skitseforslag til istandsættelse og ombygning.

I forbindelse med bygningsinvesteringer er udgangspunktet for økonomien, de investeringer det kræver at gå fra bygningens nuværende stand til den ønskede stand, hvilket kan omfatte investeringer i fx tag- og facaderenovering, indlægning af varme, el, vand, isolering, udskiftning af bærende konstruktioner osv.

Mange gårdejere vælger at starte op i det små med et par værelser eller ferielejligheder og så udbygge med flere og evt. køkkenfaciliteter senere. Det er dog vigtigt fra start at tænke projektet videre til endemålet, så der fra start kan laves en plan for hele bygningen/alle bygningerne. På den måde indrettes bygningerne optimalt, og installationerne kan forberedes til en eventuel 2., 3. eller 4. etape.

Til driften vil der typisk være behov for at investere i møbler og inventar til værelser og/eller ferielejligheder. Nutidens hotelgæster er vant til gode standarder og stiller krav til komforten, fx gode senge. Samtidig må der også påregnes en vis slitage på møblerne - ordentlig kvalitet betaler sig i længden. Det er svært at sætte priser på, hvad det koster at etablere sig. Nogle vælger at overtage brugt inventar og udstyr og sparer på den konto.

Finansieringen af disse investeringer kan ske gennem egenfinansiering, lån, tilskud og investorer. Grundlæggende er der altid behov for en egenfinansiering af overnatningsstedet forud for låne-, tilskuds- og investorfinansiering. Dernæst kan du finde frem til, hvor mange penge du skal låne og hvor længe. Få en snak med banken om muligheden for at låne.

Lånefinansiering medfører, at overnatningsstedets ejer må låne ekstern kapital. Ulemperne er: 1) renteomkostninger, 2) at lånte midler skal anvendes frem for tilgængelige midler fra ejeren eller andre tålmodige og risikovillige investorer/bevillingsgivere. Fordelene er, at der opnås en mere fleksibel likviditet i forretningen, der så har egne/flere midler til rådighed. Lånefinansiering vil fx kunne foregå som bank- og realkreditlån.

Fondsfinansiering i form af tilskud er en attraktiv form for finansiering, der oftest bidrager til kapitaltilførsel uden krav om tilbagebetaling o.l. I nogle ordninger gælder det, at specifikke, supplerende formål skal opfyldes, eller aktiviteter skal gennemføres for, at støtten kan opnås. Muligheder for fondsfinansiering til overnatningssteder vil typisk rette sig mod udvikling af et anderledes oplevelsesindhold på stedet eller til renovering af historiske bygninger.

En anden mulighed er investorfinansiering, hvor fx andre hotelejere investerer i overnatningsstedet mod at opnå en rettighed eller ejerskab. Fordelene ved denne kapitaltilførsel kan være 1) delt risiko, 2) eventuel langsigtet strategisk partner. Ulemperne er tilsvarende: 1) afhængighed og 2) afgivelse af kontrol.

Dine overvejelser

• Hvad omfatter din investering (køkken- og badefaciliteter, bygninger, inventar, drift)?
• Angiv et investeringsbeløb fordelt på det, der skal investeres i, herunder bl.a. bygningen, inventar, eventuelt udendørsarealer osv. Husk også, at der evt. skal investeres i en opstart (drift).
• Hvordan forventer du investeringen finansieret (egenfinansiering, lån, tilskud, investorer), og hvordan fordeles den?
• Behov for kassekredit?
• Sæsonudsving, der kræver kapital?

Tilbage til top

12.0 Tidsplan
For at få overblik over forløbet i dit projekt bør du lave en tidsplan, der viser, hvornår du regner med, at de enkelte delopgaver i dit projekt planlægges, påbegyndes og færdiggøres. Tidsplanen laver du ved fx at skrive opgaverne op på en tidslinje eller ind i en tabel, hvor du angiver slutdatoer. Det vil hjælpe dig til at få overblik over, om tingene kommer til at ske i den rigtige rækkefølge, og hvor lang tid du skal regne med, etableringen samlet tager. Husk at tage højde for de tidsperioder, som arbejdsgange vedr. myndighedstilladelser og lignende kræver.

Dine overvejelser

• Hvilke indsatser/delopgaver skal du løse i projektet?
• Hvilken varighed og frist har opgaverne?

Tilbage til top