Restaurant og cafe - guide til forretningsplan

Udgangspunktet for at starte en café eller restaurant kan være at skabe en mere helstøbt oplevelse for besøgende, som i forvejen kommer og tager del i aktiviteter, fx besøgslandbrug, galleri eller lignende – eller gæster, som overnatter på din gård.

Guidens indhold
1.0 Baggrund
2.0 Idé og vision
3.0 Mål
4.0 Produkt/ydelse
5.0 Markedssituation
6.0 SWOT
7.0 Salg og markedsføring
8.0 Interne arbejdsgange
9.0 Ledelse og organisation
10.0 Driftsbudget
11.0 Investering og finansiering
12.0 Tidsplan

Hent denne guide som pdf.

1.0 Baggrund
Udgangspunktet for at starte en café eller restaurant kan være at skabe en mere helstøbt oplevelse for besøgende, som i forvejen kommer og tager del i aktiviteter, fx besøgslandbrug, galleri eller lignende - eller gæster, som overnatter på din gård. Det kan også være et sted, hvor du profilerer egenproducerede varer. Endelig kan restauranten eller caféen være det eneste produkt. Dette vil især stille krav til, at forretningen kan hvile i sig selv økonomisk. Markedsanalysen og forretningsplanen skal afdække, om det er rentabelt at drive restauranten/caféen, eller om der er behov for andre aktiviteter, der tiltrækker flere kunder.

En af konkurrenceparametrene for en restaurant/café er kundens købsoplevelse. Heri indgår oplevelsen af bygningernes arkitektoniske og historiske værdier. Bevaringen af bygningernes udtryk, fx en gammel hestestald, er med til at gøre købsoplevelsen til noget særligt. Samtidig er det nødvendigt, at den nye funktion som restaurant/café tilgodeses i bygningen. Fx skal der skabes plads til de installationer, som et moderne køkken kræver.

Dine overvejelser

• Hvad er din idé om restaurant/café (hovedprodukt/supplement til andre forretningsaktiviteter), og hvorfor/hvordan opstod idéen?
• Hvilke økonomiske ambitioner har du med din restaurant/café i forhold til fremtidigt overskud?
• Hvad er dine forventninger/ønsker til tidsforbruget - deltid eller heltid, og måske ansatte?
• Har dine bygninger arkitektonisk og historisk værdi, der gør din café/restaurant unik og mere interessant at besøge for kunderne?
• Egner dine bygninger sig til formålet? Hvilken arkitektonisk/historisk værdi har bygningerne?
   

Tilbage til top

2.0 Idé og vision
Forretningside
En forretningsidé skal fortælle, hvad du ønsker at producere/sælge, og til hvilke kunder du ønsker at sælge.

Den generelle tendens de senere år har været, at danskerne bruger mere og mere på at spise og drikke ude. Dog har finanskrisen udfordret mange aktører i restaurant- og cafébranchen, og i denne periode har især lavpris- og fastfoodkoncepter haft bedst betingelser. Dog er der stadig en væsentlig efterspørgsel over hele linjen.

I Danmark oplever vi et stadigt større og differentieret udbud af restauranter. Udbuddet af etnisk mad vokser, og nogle vender tilbage til 'mormor-maden'. Andre vil være moderne, så det samlede billede bliver mere og mere broget. Flere og flere steder satser ejerne ikke bare på at sælge mad. De giver også andre oplevelser samtidig: underholdning for børn og voksne, anderledes indretninger og åbne køkkener, hvor man ser sin mad blive til.

Caféerne er de senere år blevet mere og mere populære som uhøjtidelige mødesteder. Man ser ofte nye, sjove og smarte caféer: designercaféer, tema-caféer, caféer med særligt vareudbud eller attraktioner. Udenlandske cafékæder skyder også op.

For mange mennesker er det en livsdrøm at få en restaurant eller café. De har ofte en idé til, hvordan deres café skal skille sig ud fra alle de andre. Fordi der er stor konkurrence, er der ekstra grund til at tænke idéen godt igennem og undersøge om den kan bære. Der er mange ting, som kan gøre kunderne nysgerrige og trække dem ind. Du må overveje, hvad der skal være de væsentligste elementer i din forretningsidé, fx:

Fokus på indretningen: Det kan være smart, moderne design, 1950'er-retrostil eller genbrugsmøbler fra bedstemors storhedstid. Overvej, hvilken stemning du ønsker at skabe, og hvilke kunder du gerne vil tiltrække. Overvej også, hvordan madkonceptet bedst hænger sammen med indretningen.

Praktiske dobbeltfunktioner: For eksempel restaurant eller café inde i en gårdbutik, kontorfællesskab, antikhandel, museum eller andet.

Særligt udvalg af drikkevarer: For eksempel stort og sofistikeret udvalg af vin, øl og/eller kaffe.

Fokus på madkvalitet og specialer: Som restaurant er fokus på madkvalitet en selvfølgelighed. Som café kan man måske differentiere sig fra andre ved at føre sig frem med lækre salater, avancerede sandwich, hjemmelavet is, tapasbar eller noget andet.

Produktionsrestauranter/-caféer: Produktionscaféer og -restauranter hvor fremstilling af øl, fødevarer eller andet foregår, så kunderne kan følge med. Det kan være alt fra mikrobryggeri og mikromejeri til helstegt pattegris eller røgning af fisk og ost.

Muligheder for at iagttage: For eksempel at studere livet i et aktivt gårdmiljø. At se på en smuk udsigt. Eller at iagttage andre gæster.

Underholdningsrestauranter/-caféer: Det kan være levende musik, forfatteraftener, debatarrangementer, konkurrencer og meget andet.

Andet: Adgang til internet.

Kundegrupperne til din restaurant eller café kan være lokale eller turister. Dine målgrupper skal have et vist volumen og en vis betalingsvillighed, for at du kan få en rentabel forretning. Vælger du fx et gourmetkoncept, vil dine produkter have en pris, der appellerer til højindkomstgrupper. Derfor vil det være vigtigt at kunne tiltrække kunder fra nær og fjern. Det forudsætter et meget stærkt produkt, massiv markedsføring og gerne andre attraktioner og gode overnatningsmuligheder i området, der kan tiltrække turister langt fra. Til gengæld vil der i lokalområdet ikke nødvendigvis være nok af denne type kunder med høj indkomst, her vil den enkle kvalitetsmad til fornuftige priser bedre slå igennem. Det er også en mulighed at have produkter målrettet begge målgrupper, fx ved både at have en finere restaurant og en billigere café.

Din forretningsidé skal være så præcis som mulig for, at du får et skarpt fokus i dit daglige arbejde, og så du kan vælge til og fra i dine fremtidige beslutninger. Samtidig er forretningsidéen også et udtryk for din restaurants/cafés særkende, altså hvad der gør den unik og interessant at besøge og spise/drikke i, sammenlignet med andre restauranter og caféer.

Vision
Visionen er en ledestjerne for dit arbejde på længere sigt, fx tre til fem år. En vision fortæller, hvad du gerne vil opnå, også selv om det kan være et svært opnåeligt mål. Et eksempel kunne være: "Restauranten skal være et gastronomisk åndehul, der i samspil med omgivelser og råvarer danner rammerne om en særdeles personlig restaurant, som er kendt af alle i X-by og omegn."

Dine overvejelser

• Hvad er din forretningsidé med restauranten/caféen?
• Vil du starte fra bunden eller købe dig ind i en kæde?
• Hvordan er bygningen en del af idéen?
• Hvordan skal restaurant-/cafébesøget være en oplevelse?
• Hvem er din målgruppe, og hvilke produkter skal du tjene penge på?
• Hvorfor er din restaurant/café mere attraktiv end andres?
• Hvad er ledestjernen (visionen) for din restaurant/café?

Tilbage til top

3.0 Mål
Et mål er i denne sammenhæng et eller flere langsigtede mål, som er vigtige for etablering og udvikling af din boligudlejning. Det vil sige en slags milepæle, eller det man også kalder strategiske mål. Eksempler på strategisk vigtige mål kan være færdiggørelse af bygningsrenovering/-indretning, realisering af en specifik omsætning inden for de første par år, tidspunkt for introduktion af services til lejerne eller andet.

Et mål skal være SMART: Specifikt; Målbart; Ambitiøst; Realistisk; Tidsbestemt. Med andre ord skal målet være klart og entydigt, være ambitiøst, men stadig realistisk, og man skal kunne evaluere efterfølgende om målet blev opfyldt.

Eksempel:
Mål 1: Bygningen er indflytningsklar pr. 1. januar 2013.
Mål 2: Restauranten/caféen skal omsætte for 1 mio. kr. det første år.
Mål 3: At kunne tilbyde overnatning fra år 3.

Da nogle af ens mål ofte er økonomiske mål, vil det være en idé først at udarbejde et budget, før disse mål fastlægges. Læs mere om budgetter i afsnit 10.

I de følgende punkter (Produkt/ydelse, Salg og markedsføring, Interne arbejdsgange, Ledelse og organisation) skal du i forretningsplanen beskrive din strategi for at realisere din forretningsidé og nå ovenstående mål, altså hvordan du når målene.

Dine overvejelser

• Hvilke mål kan hjælpe dig på vej til at realiserede din idé og vision?
• Hvilke milepæle er kritiske for at etablere din restaurant/café?
• Hvilke milepæle er kritiske for at udvikle din restaurant/café i de første par år?

Tilbage til top

4.0 Produkt/ydelse
Under punktet Idé og vision blev forretningsmodellen beskrevet, altså valget mellem café og restaurant, et bredt eller smalt koncept og fokus i restaurantens/caféens profil. Når der skal redegøres nærmere for produkter og ydelser i restaurantens/caféens udvalg, er det vigtigt at kende konkurrenceparametrene i branchen samt at vurdere, hvad du vil have på menuen, og hvilke oplevelser der skal sælges.

Konkurrenceparametrene for en restaurant eller café på landet kan være:

• Beliggenhed er afgørende. Et stort befolknings- og turismeopland, mange nære attraktioner og nem adgang fra motorveje og hovedveje er plusser. Naturskønne og charmerende omgivelser kan ligeledes tiltrække gæster.
• Sammenhæng mellem pris og kvalitet. Dog kræver et lavpriskoncept mange gæster gennem hele året, hvis det skal løbe rundt.
• Synlighed: flotte skilte, menu-skabe, blomster, fakler og udeservering kan være med til at trække folk ind.
• Kvaliteter, der gør besøget til en ekstra oplevelse, fx besøg i krydderurtehaven, frugtplantagen eller lignende.
• Bygning og indretning, fx sjæl, patina, historie, kontrast mellem nyt og gammelt, god stemning og hyggelige omgivelser.
• Restauranter på landet skal ofte have en bredere profil end dem i byen, fx med både dyrere og billigere retter, fordi sortimentet skal målrettes en mangfoldig målgruppe.

Hvis du vil starte en restaurant, skal du beslutte om du vil sælge etnisk, dansk eller international mad. Skal det være simpel mad eller kogekunst på højt plan? Vil du have et stort eller lille spisekort? Skal der være vægt på mad eller drikke? Hurtig mad eller langsom mad? Skal der suppleres med mad ud af huset?

Hvis du vil starte en café, skal du vurdere, om du vil have vægt på det alkoholfrie eller øl/vin/spiritus? Er det sidstnævnte, er det en overvejelse værd om gæsterne kan komme til og fra stedet uden at være i bil, og/eller om de har mulighed for overnatning på din gård. Skal der være et større sortiment af visse drikkevarer? Hvilke? Skal caféen sælge mad? Hvilken slags? Stort eller lille spisekort? Take away? Andre ydelser, fx salg af egenproducerede drikke/fødevarer?

Hvis man vil gøre sig i den hårde konkurrence blandt caféer og restauranter, er det sjældent nok at sælge lækker mad og drikkevarer. Der skal også oplevelser til. Overvej, hvilke oplevelser du vil sælge. Skal der være roligt eller livligt? Hvilken stil i rummene? Skal man kunne se kokkene arbejde? Kan serveringen være en oplevelse i sig selv? Kan bygningen og indretningen være en oplevelse? Skal der være udeservering? Skal børn eller voksne underholdes? Arrangementer - hvilke? Skal gæsterne betjenes ved bordene, eller skal der være buffet? Har du aktiviteter på din gård, som kan åbnes for publikum og dermed give dem en oplevelse?

Valget af profil for din restaurant/café skal afspejle markedssituationen og de kundegrupper, restauranten/caféen ønsker at henvende sig til (det kommer du mere ind på i næste afsnit Markedssituation).

Desuden vil konkurrencesituationen være medvirkende til at afgøre profil, menu og oplevelser. Hvis der i området ligger andre restauranter/caféer, skal den enkelte restaurant/café vurdere, hvordan den kan differentiere sig og blive en reel konkurrent. Endvidere skal det overvejes, hvordan et menukort kan sammensættes, så spild minimeres. Endelig skal mersalgsprodukter overvejes. Hvis restauranten fx specialiserer sig i at lave en bestemt is eller marmelade, eller caféen bager nogle fortræffelige cookies, kan det være oplagte mersalgsprodukter, som gæsterne kan købe med hjem. Ikke mindst, hvis ingredienserne stammer fra egen produktion.

Dine overvejelser

• Hvad vil du have på menuen?
• Hvilke oplevelser vil du sælge/formidle?
• Hvem vil du sælge til (målgruppe)?
• Hvad er de vigtigste konkurrenceparametre? Hvordan adskiller din restaurant/café sig fra de nærmeste konkurrenter? Hvorfor skal kunden netop købe hos dig?
• Er der mulighed for mersalgsprodukter?

Tilbage til top

5.0 Markedssituation
Eksistensgrundlaget for restauranten/caféen er at dække et markedsbehov, enten som hovedprodukt eller som supplement til andre aktiviteter på gården, fx besøgslandbrug, galleri eller overnatning. Markedsbehovet kan også være nichepræget, altså en markedssituation, hvor der ikke er andre eller er ganske få udbydere på markedet.

I vurderingen af markedet skal der indgå de muligheder og trusler, der kan være for at udvikle en rentabel forretning. Måske er der nogle huller i markedet, som du kan udfylde? Ligger der fx virksomheder eller overnatningssteder i området, der ikke har egen kantine/bespisningsmuligheder? Muligheder kan også være at udvikle produkter i samarbejde med attraktioner i området, eller caféen kan være et vigtigt supplement til kulturelle arrangementer og oplevelser på din gård. Måske kan du skabe et nyt og anderledes produkt ved at lave en produktionscafé eller -restaurant, hvor fremstilling af øl, fødevarer eller andet foregår, så kunderne kan følge med. Det kan være alt fra mikrobryggeri og mikromejeri til helstegt pattegris eller røgning af fisk og ost. Måske kan du tage udgangspunkt i lokale råvarer og på den måde differentiere dig fra andre. Underholdningen kan også være levende musik, forfatteraftener, debatarrangementer, konkurrencer og meget andet.

De væsentlige konkurrenceparametre for restauranter og caféer på landet er således:

• Beliggenhed er afgørende: et stort befolknings- og turismeopland, mange nære attraktioner, nem adgang fra motorveje og hovedveje og naturskønne og charmerende omgivelser.
• Sammenhæng mellem pris og kvalitet: På trods af et stigende økonomisk overskud efterspørges discount som aldrig før. En gang imellem skal det dog være luksus, især hvis denne luksus er forbundet med oplevelser. Med andre ord er der både et marked for self-service-restauranterne, gourmetrestauranterne og restauranterne med de enkle retter for de prisbevidste.
• Synlighed: Flotte skilte, menu-skabe, blomster, fakler og udeservering kan være med til at trække folk ind.
• Sjæl, patina, historie, god stemning og hyggelige omgivelser er væsentlige kvaliteter, som sammen med den gode mad kan have stor betydning for genbesøg. Overvej også at spille på kvaliteter, der gør besøget til en ekstra oplevelse, fx besøg i krydderurtehaven, frugtplantagen eller lignende.
• Markedsføring og et godt rygte er afgørende, når restauranten/caféen ligger langt fra alfarvej og skal være et mål i sig selv.

Udfordringerne for en restaurant/café på landet kan være relateret til at tiltrække og fastholde kvalificerede kokke og tjenere. Vælger man et gourmet-koncept, kan det være svært at tiltrække kunder fra lokalområdet, når restauranten er beliggende på landet. En anden udfordring er, at branchen er præget af meget hård konkurrence. Er bygningerne fredede eller bevaringsværdige, kan det være vanskeligt at få plads til de installationer, et moderne køkken kræver.

Der er en del lovgivningsmæssige krav, man skal være opmærksom på som restaurantejer, bl.a. planlovens regler, reglerne vedr. næringsbrev, fødevarekontrol og alkoholbevilling.

Planloven
I følge planloven skal man have landzonetilladelse, hvis man ønsker at etablere restaurant, café eller lignende i overflødiggjorte landbrugsbygninger i landzonen. Derudover skal man være opmærksom på, at planloven giver mindre virksomheder en særlig mulighed for at udvide uden landzonetilladelse. Det forudsættes i den forbindelse, at virksomheden:

• Ligger i det åbne land
• Er lovligt etableret i en tidligere landbrugsbygning
• Har op til fem ansatte
• At der også efter udvidelsen er tale om en mindre virksomhed. Det betyder, at udvidelsens bruttoetageareal ikke må overstige 500 kvadratmeter væsentligt . De 500 kvadratmeter kan udnyttes i ét byggeri eller flere mindre udvidelser, hvis der stadig er tale om en mindre virksomhed med indtil fem ansatte. Udvidelser derudover kræver landzonetilladelse.

Bestemmelsen gælder ikke inden for naturbeskyttelseslovens klitfrednings- og strandbeskyttelseslinje, hvor man ikke må omdanne bygninger til nye aktiviteter.

Mere end uvæsentlige udvidelser af mindre virksomheder, der lovligt er etableret i andre typer af eksisterende bygninger i det åbne land, kræver landzonetilladelse. Det samme gælder for mindre virksomheder, der ligger inden for afgrænsede landsbyer eller lokalplanlagte områder.

Næringsbrev
Som restauratør skal du have et næringsbrev, før du kan drive din virksomhed. Du kan selv registrere næringsbrevet i det, der hedder Næringsbasen. Alle virksomheder, der sælger fødevarer for mere end 50.000 kr. om året, skal optages i Næringsbasen. For at blive optaget skal du enten have en relevant erhvervsuddannelse inden for fx hotel- og restaurationsområdet eller bestå næringsprøven.

Fødevarekontrol
Du skal anmelde din virksomheds aktiviteter til fødevareregionen og søge om tilladelse og godkendelse. Du skal også have kontakt med fødevareregionen, inden du tager større ombygninger i brug, og inden du laver større ændringer i, hvilke varer du vil fremstille og sælge. Og du skal også kontakte fødevareregionen, inden du laver større ændringer ved indretningen af din virksomhed. Det kræves også, at der laves et egenkontrolprogram for den enkelte virksomhed. Omfanget af egenkontrollen afhænger af, hvilke fødevarer du sælger, og om du også selv fremstiller dem.

Alkoholbevilling
Hvis du vil servere øl, vin og spiritus, skal der søges alkoholbevilling hos det lokale politi.

Kunder
En restaurants/cafés kunder kan være beboere i nærområdet, kommunen eller muligvis i nabokommunerne, som vil ud at spise eller hente mad med hjem, fx hvis mange pendler forbi din gård til og fra arbejde hver dag. Det kan også være turister i området. Imidlertid er det en god idé mere præcist at undersøge hvem, der er kunderne, fx ud fra indkomstgrupper, om de er personer med en særlig interesse (fx økologi eller kulturelle oplevelser), befolkningen inden for et geografisk område osv.

Kundegrupperne til restauranten/caféen kan identificeres gennem en markedsundersøgelse. Se fx markedsdata for restauranter og caféer under Kend dit marked på Genanvend Gården, hvor du kan få indsigt i markedsmulighederne for din forretning. Samtidig med at kundegrupperne er valgt, skal det præciseres, hvorfor kunden netop skal vælge at handle i dinrestaurant/café.

Dine overvejelser

• Hvem er dine kunder? Hvilke typer kunder vil købe hos dig? Hvor kommer kunderne fra geografisk? Er turister en kundegruppe? Gæster til brunch, frokost eller aften? Hvor prisbevidste er de?
• Hvilke muligheder er der på markedet? Er der nogen huller i markedet, der ikke er afdækket? Kan du finde en niche? Kan du kombinere dit produktudvalg med oplevelser hos dig selv eller andre?
• Hvad kan true din forretning? Lovgivning? Hård konkurrence? Køreafstand for potentielle kunder?
• Hvad er de vigtigste konkurrenceparametre i forhold til dit specifikke marked/kundegrupper? Altså, hvad afgør, hvem kunden køber hos (menukort, nærhed, service, priser eller?). Er bygninger og sted en konkurrenceparameter (oplevelse af kvalitet, noget autentisk, tilgængelighed osv.)?
• Hvorfor køber kunden netop hos dig? Hvor er dine styrker i forhold til konkurrenterne? Hvordan er bygninger og stedet en styrke for din restaurant/café?

Tilbage til top

6.0 SWOT
SWOT er en engelsk forkortelse for Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. En SWOT-analyse bruges til vurdering af en virksomheds styrker og svagheder. De to første begreber, styrker og svagheder, knytter sig til virksomhedens interne forhold, mens de to sidste, muligheder og trusler, knytter sig til eksterne forhold på markedet.

Forud for etableringen af en restaurant/café er det nyttigt at vurdere forretningsidéen i en SWOT-analyse for at afdække eventuelle 'blinde' vinkler. Analysen skal forsøge at se så objektivt som muligt på din forretning og gerne forsøge at se den med kundernes øjne.

Styrkerne for en restaurant/café kan eksempelvis være: god beliggenhed tæt på en større by, historisk og velbevaret bygning til bespisning, hyggelig gårdsplads med mulighed for udeservering med god udsigt.

Svaghederne kan tilsvarende være samme punkter med 'negativt fortegn': beliggenhed langt fra tætbefolket område, bygning i ringe stand, ingen umiddelbare herlighedsværdier ved udeservering. Desuden kan det være byggeteknisk vanskeligt at indpasse nutidige café- og servicefunktioner i gamle avlsbygninger på en harmonisk måde. Det kan også være et problem at få plads til de installationer, et moderne køkken kræver i fredede eller bevaringsværdige bygninger. En ny servicebygning kan være en løsning.

Mulighederne på markedet kan fx være: et udækket behov for kvalitets-take-away i området, udvikling af kombinerede produkter sammen med attraktioner og overnatningssteder i området.

Truslerne på markedet for en restaurant/café kan fx være: lovgivningsmæssige krav, risiko for at byboere ikke vil køre så langt. Muligheder og trusler tager udgangspunkt i dine vurderinger under 5.0 Markedssituation.

I forretningsplan-skabelonen på Styrk din idé på Genanvend Gården fremgår en tabel til en SWOT-analyse, der kan udfyldes med dine egne vurderinger.

Dine overvejelser

• Nævn mindst tre styrker, svagheder, muligheder og trusler for din restaurant/café. Medtag bygningen i din vurdering.
• Prøv at være objektiv, og se på din butiks samlede tilbud med kundens øjne. Interview eventuelt nogle få potentielle kunder i din omgangskreds for at få et klart billede.

Tilbage til top

7.0 Salg og markedsføring
Salg og markedsføring handler om at tiltrække, fastholde og udvikle kunderne.

Tiltrækning af kunder kan ske ved at skabe synlighed om din restaurant/café, fx ved at opsætte et skilt ved vejen eller have logo og reklame på din (vare-)bil. Du kan også reklamere med dagens tilbud og have et tydeligt menukort ved siden af den åbne dør til restauranten/caféen. Udeservering, blomster, fakler og andet er også med til at synliggøre, at der sker noget særligt, og at der er et hyggeligt sted. Tænk også over, hvordan restauranten/caféen bedst udstråler den valgte profil, fx ser en eksklusiv restaurant fornem ud udefra, mens en fast-food restaurant skal sende et signal om, at det går stærkt.

Annoncering i lokale aviser, turistguides osv. skaber også opmærksomhed for restauranten/caféen. Ofte vil en annonce i et lokalt medie give mulighed for en artikel om restaurantens/caféens åbning, 1 års fødselsdag, et særligt arrangement eller lignende - altså gratis reklame, som placerer dit sted i en sammenhæng, som er meningsfuld for kunderne. Desuden kan små foldere produceres billigt og uddeles til turistkontorer, på torve, biblioteker og andre steder. Et website vil give konstant synlighed for potentielle kunder fra nær og fjern.

Undersøg, om der er nationale eller lokale markedsføringsnetværk, der passer til din restaurant/café, fx gennem dit lokale turistbureau, HORESTA eller lignende.

Når gæsterne besøger din restaurant/café første gang, er der en unik mulighed for at fastholde dem som kunder ved eksempelvis at tilbyde modtagelse af nyhedsbrev med særlige tilbud og arrangementer og deltagelse i kunde-/loyalitetsklub, hvor kunderne fx får rabat, hvis de køber en vis mængde varer. Der kan også afholdes arrangementer for klubmedlemmer (fx vinsmagning, foredrag mm.).

Ens bedste salgsmedie er en kunde, der er tilfreds, og som fortæller andre om ens restaurant eller café. For at det kan ske, skal kunden have en oplevelse af at få mere, end han eller hun forventede. Blot det at blive betjent af en dygtig tjener er mere end forventet. Men også det at give kundens barn en is eller at give kaffe efter måltidet er med til gøre oplevelsen bedre for kunden.

Dine overvejelser

• Hvilke medier vil du anvende til at markedsføre din restaurant/café? (Fx lokalavis, internet, brochure osv.). Vil du udnytte PR - dvs. få medierne til at skrive om din restaurant/café?
• Er internettet en mulighed for markedsføring?
• Skal du udarbejde brochurer eller andet materiale?
• Hvordan kan du bruge bygning og sted i markedsføringen?
• Hvem står for salget (og har kompetencerne)? Skal salget også være opsøgende, fx til storkunder/virksomheder?
• Hvor intensivt skal salgsarbejdet være (fx heltid/halvtid/fritid)? Åbningstider?
• Hvordan udvikles salget, og hvordan fastholdes kunderne?

Tilbage til top

8.0 Interne arbejdsgange
De væsentligste interne arbejdsgange består ud over kundebetjeningen, som er behandlet ovenfor, i produktion, logistik og administrative opgaver.

Det skal overvejes, hvor store og hvilke køkkenfaciliteter der er brug for. Køkkenernes udformning og faciliteter skal desuden imødekomme arbejdsmiljølovens krav til det fysiske arbejdsmiljø samt Fødevarestyrelsens krav til hygiejne mm. Bygningerne til forarbejdning og lager skal være funktionelle og opfylde lovkrav om hygiejne, køling osv. Lokaler til bespisning skal så vidt muligt være funktionelle, men her er atmosfære vigtigere - dog skal de fornødne servicefaciliteter kunne etableres, og lovkrav om bl.a. bygningers indretning, ventilation og energiforbrug kunne følges.

Produktionsgangene og krav til faciliteter er ligeledes betinget af, hvor meget mad, du vil lave helt fra bunden, og hvor meget du vil bruge halvfabrikata. Overvej også, hvor får du dine råvarer fra, og hvor ofte der skal købes ind. Skal der bruges duge og servietter, og hvor vaskes de? Hvordan forløber kokkens og tjenerens dag? Hvem gør rent og vasker op? Hvornår får du tid til at lave kontorarbejde? Prøv at lave en vagtplan for en uge. Hvor meget personale har I brug for?

De interne arbejdsgange, der består i at lave maden, kan være interessante at gøre tilgængelige for kunderne, fx ved at have direkte kig ind til køkkenet eller ved besøg i gårdens egen urtehave eller frugtplantage.

En af de vigtige opgaver er at balancere produktion, indkøb, lagerføring og salg. Det er urentabelt at producere og indkøbe flere råvarer, end der kan sælges, hvis de er fordærvelige eller svære at sælge, fordi de ikke er friske. Det er også dyrt at binde penge i et lager af varer, der ikke omsættes hurtigt nok. Restauranten/caféen skal derfor løbende vurdere, hvordan der kan skabes balance i indkøb, produktion og salg. Overvej ligeledes, om omkostninger og spild kan mindskes ved at tilrettelægge menuen/dagsmenuen efter årstidernes udvalg af friske råvarer samt den tilbageværende lagerbeholdning.

Med drift af en restaurant/café følger en række administrative opgaver, herunder bogføring, regnskab og andre kontoropgaver. Desuden er der en række praktiske opgaver som fx almindeligt vedligehold af bygninger, maskiner og udstyr, rengøring osv. Opgaverne tager tid og skal ikke undervurderes. Derfor kan personale og samarbejdspartnere med fordel tage sig af nogle af disse opgaver, hvis de er svære at indpasse i de daglige opgaver med produktion og servicering, der er altafgørende for at drive en succesfuld restaurant/café.

Dine overvejelser

• Hvor omfattende er din produktion af mad og drikkevarer? Hvad kræver dette af bygninger, udstyr, medarbejdere?
• Hvordan kan køkken og restaurant/café indrettes i bygningen?
• Kræver indretningen til produktion bygningsindgreb af betydning? Overvej, hvad det kan få af betydning for gårdens bærende bevaringsværdier (se fx Kend din gård på Genanvend Gården. Især et moderne køkken kræver installationer, der kan udgøre et stort indgreb i bygningerne, og krav om brand- og flugtvejssikring, ventilation og indeklima samt energiforbrug kan også føre til store ændringer.
• Hvor meget kan I producere? Kan kapaciteten udvides?
• Er produktionen interessant for kunderne at opleve?
• Lagerfaciliteter - kan bygningen anvendes til lager?
• Hvordan vil du balancere indkøb, lagerføring og salg?
• Hvordan håndteres de praktiske og administrative opgaver?

Tilbage til top

9.0 Ledelse og organisation
At drive en restaurant eller café kræver menneskelige ressourcer. De fleste restauranter og caféer har personale ansat. Mindre restauranter har typisk 4-10 ansatte og mindre caféer 1-5. De store restauranter og caféer kan have op til henholdsvis 30-40 og 15-25 ansatte for at kunne dække vagterne. I en restaurant er det almindeligt, at der er lige mange i køkken og til servering, mens hovedparten typisk er beskæftiget i serveringslokalet eller i baren i caféerne. Hertil kommer rengøring og administration.

Nogle steder i landdistrikterne kan det være en udfordring at tiltrække og fastholde kvalificerede kokke og tjenere, især blandt de yngre generationer. Her kan det være en mulighed at etablere boligmulighed for personalet. Så kan de fx køre 2-holds-skift og arbejde en uge i træk, hvorefter de kan være en uge hjemme.

Du skal regne med, at du skal bruge tid på at lede medarbejderne. Når man er i kontakt med kunderne hele tiden, er de ansattes holdninger meget vigtige. De skal levere den rette service og stemning i restauranten/caféen. Medarbejderne er garanter for, at kunderne får de rette oplevelser. Man skal tænke nøje over, hvad der skal til for at være en god leder.

Når du ansætter medarbejdere, skal de have et ansættelsesbrev. Brevet skal indeholde alle væsentlige vilkår, såsom arbejdssted, løn, arbejdstid, ferie, pension, opsigelse mv. Nogle (større) restauranter og caféer har overenskomst med en eller flere fagforeninger. Men der er ingen regler om, at caféer og restauranter skal beskæftige organiseret arbejdskraft. Læs mere om ansættelsesbrev hos Startvækst.

Husk, at alle virksomheder med ansatte skal udarbejde en arbejdspladsvurdering (APV). En arbejdspladsvurdering skal være skriftlig og justeres løbende i takt med udviklingen. Mindst hvert tredje år skal den gennemgå en systematisk revision.

Overvej, hvor du bedst kan bruge dine egne kompetencer. Vil du selv stå for den daglige ledelser, må du ansætte nogen til at have separat ansvar for køkkenet og omvendt.

Mange administrative og praktiske opgaver kan outsources til fx rengøringsfirmaer, revisorer mm.

Dine overvejelser

• Skal du selv lede forretningen? Skal din ægtefælle hjælpe til? Hvor meget tid har I til rådighed?
• Er der planer om at ansætte medarbejdere? Hvor mange? Hvilke kompetencer mangler I? Hvordan supplerer I hinandens kompetencer?
• Hvor stærkt er dit netværk? Hvem kan du gå til, hvis du fx har brug for hjælp til de økonomiske spørgsmål, finde leverandører, markedsføring og de praktiske opgaver i dagligdagen?
• Hvilke rådgivere vil du bruge i den forretningsmæssige udvikling? (Fx erhvervsrådgivere, konsulenter, revisor, advokat).
• Hvilke rådgivere vil du bruge i forhold til bygningsudviklingen? (Fx arkitekter, ingeniører, myndigheder)?

Tilbage til top

10.0 Driftsbudget
Et driftsbudget er et godt værktøj, når du skal vurdere og planlægge forretningsmodellen for din virksomhed. Hvis du har brug for finansiering fra en bank, fx til etablering og den indledende drift, er det helt nødvendigt, at du har et realistisk budget at arbejde ud fra. I budgetlægningen er det vigtigt at være så realistisk så muligt, så undersøg konkrete priser ved at få kataloger og prislister fra leverandører af mad, drikke mm. Undersøg, om de giver rabatter, for der kan ofte forhandles med leverandørerne, eller de kan betale for en bar, service mm. Du kan også tage på messe, fx Foodexpo i Herning. Her kan du få inspiration, priser og kontakter til dine leverandører.

I budgetarbejdet er det relativt let at gøre rede for omkostningerne, men det kan være svært at sandsynliggøre en omsætning, især i de første år. Salgsprognosen, som typisk vil indgå under afsnit 3.0 Mål, er en hjælp til at vise din forventning til omsætningen for hvert produkt og evt. til forskellige kundegrupper. Du kan besøge restauranter/caféer, som ligner din. Se hvor mange gæster, der kommer, og find ud af, hvad de typisk bruger af penge og tid. Undersøg også, hvad personalet skal have i løn, og hvad der kommer oven i lønnen af sociale udgifter og frynsegoder. I starten kan det være en god idé at holde faste udgifter til fx ansatte nede.

Du kan supplere din budgettering med en følsomhedsanalyse, hvor du kan se, hvordan dit overskud varierer, når omsætningen varierer i forhold til de faste udgifter. Følsomhedsanalysen viser også, hvor meget der skal sælges, for at din forretning giver det forventede overskud, og den er dermed et redskab, der kan bruges til at vurdere, hvilke påvirkninger der virker negativt på virksomhedens økonomi.

I forretningsplan-skabelonen på Styrk din idé på Genanvend Gården.dk er der et budgetskema.

Du kan også overveje at lave et likviditetsbudget. Likviditetsbudgettet viser måned for måned, om virksomheden kan betale forfaldne regninger. I sin simpleste form er likviditetsbudgettet en oversigt for hver af årets 12 måneder, der viser virksomhedens likviditet i starten af hver måned, månedens samlede, forudsete indtægter og udgifter og dermed likviditeten sidst på måneden. Man bør i likviditetsbudgettet vise, hvilke indtægter og udgifter man regner med, og om de likvide midler findes som kontanter, kassekredit eller andet.

Dine overvejelser

• List alle indtægter, fx fra et vist antal spisende kunder, kaffekunder, mad ud af huset eller lignende - opgør din forventede omsætning på kundegrupper eller anden opdeling, der giver mening.
• Angiv alle omkostninger forbundet med at drive forretningen, herunder løn, vareforbrug, marketing, administration osv. I forhold til bygningen skal du overveje drifts-/vedligeholdelsesomkostninger.
• Hvornår balancerer indtægter og omkostninger (break-even)?
• Vær realistisk, når du budgetterer!

Tilbage til top

11.0 Investering og finansiering
Etableringen af restauranten/caféen kræver investeringer i bygninger, inventar, udstyr og maskiner samt indledende drift. Ud fra forretningsplanen kan det fastlægges, hvilke investeringer der skal foretages (kapacitet, type, stand osv.). Der kan indhentes prisoverslag for disse investeringer hos fx en arkitekt eller anden byggesagkyndig, en køkkenleverandør og en leverandør af restaurant-/caféinventar. Herved bliver investeringsbudgettet mere realistisk.

Til driften vil der typisk være behov for at investere i borde, stole, belysning, kasseapparat, diske, gardiner, pynt, service, komfurer, udsugning, køl, opvaskemaskiner, køkkenredskaber mm. Måske får du også brug for bil, oprettelse af telefon, ligesom der vil være udgifter til diverse godkendelser, uddannelse, advokat og revisor mm. Det er svært at sætte priser på, hvad det koster at etablere sig. Nogle vælger at overtage brugt inventar og udstyr og sparer på den konto.

I forbindelse med bygningsinvesteringer er udgangspunktet for økonomien de investeringer, det kræver at gå fra bygningens nuværende stand til den ønskede stand, hvilket kan omfatte investeringer i fx tag- og facaderenovering, indlægning af varme, el, vand, isolering, udskiftning af bærende konstruktioner osv. Den bedste vurdering foretages på dette stade på baggrund af en gennemgang af bygningernes nuværende status og et udarbejdet skitseforslag til istandsættelse og ombygning.

Finansieringen af disse investeringer kan ske gennem egenfinansiering, lån, tilskud og investorer. Grundlæggende er der altid behov for en egenfinansiering af restauranten/caféen forud for låne-, tilskuds- og investorfinansiering. Dernæst kan du finde frem til, hvor mange penge du skal låne, og hvor længe. Få en snak med banken om muligheden for at låne.

Lånefinansiering medfører, at restaurantens/caféens ejer må låne ekstern kapital. Ulemperne er: 1) renteomkostninger, 2) at lånte midler skal anvendes frem for tilgængelige midler fra ejeren eller andre tålmodige og risikovillige investorer/bevillingsgivere. Fordelene er, at der opnås en mere fleksibel likviditet i forretningen, der så har egne/flere midler til rådighed. Lånefinansiering vil fx kunne foregå som bank- eller realkreditlån.

Fondsfinansiering i form af tilskud er en attraktiv form for finansiering, der oftest bidrager til kapitaltilførsel uden krav om tilbagebetaling o.l. I nogle ordninger gælder det, at specifikke, supplerende formål skal opfyldes, eller aktiviteter skal gennemføres for, at støtten kan opnås. Muligheder for fondsfinansiering til restauranter/caféer er begrænsede og vil typisk være rettet mod udvikling af et anderledes oplevelsesindhold på stedet eller til renovering af de historiske bygninger.

Investorfinansiering er en finansieringsform, hvor fx andre restaurantejere investerer i restauranten/caféen mod at opnå en rettighed eller ejerskab. Fordelene ved denne kapitaltilførsel kan være 1) delt risiko, 2) eventuel langsigtet strategisk partner. Ulemperne er tilsvarende: 1) afhængighed og 2) afgivelse af kontrol.

Dine overvejelser

• Hvad omfatter din investering (køkkenfaciliteter, maskiner, bygninger, drift)?
• Angiv et investeringsbeløb fordelt på det, der skal investeres i, herunder bl.a. bygningen, udendørsarealer, køkkenudstyr osv. Husk også, at der evt. skal investeres i en opstart (drift).
• Hvordan forventer du investeringen finansieret (egenfinansiering, lån, tilskud, investorer), og hvordan fordeles den?
• Behov for kassekredit?
• Sæsonudsving, der kræver kapital?

Tilbage til top

12.0 Tidsplan
For at få overblik over forløbet i dit projekt bør du lave en tidsplan, der viser, hvornår du regner med, at de enkelte delopgaver i dit projekt planlægges, påbegyndes og færdiggøres. Tidsplanen laver du ved fx at skrive opgaverne op på en tidslinje eller ind i en tabel, hvor du angiver slutdatoer. Det vil hjælpe dig til at få overblik over, om tingene kommer til at ske i den rigtige rækkefølge, og hvor lang tid du skal regne med, etableringen samlet tager. Husk at tage højde for de tidsperioder, som arbejdsgange vedr. myndighedstilladelser og lignende kræver.

Dine overvejelser

• Hvilke indsatser/delopgaver skal du løse i projektet?
• Hvilken varighed og frist har opgaverne?

Tilbage til top